福建华南女子职业学院公文处理规定
闽华南办〔2010〕7号
为使本院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）。和教育部、省教育厅关于公文处理的有关文件精神，特对本院公文处理作如下规定：
一、公文处理原则
（一）本院公文是本院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）院办公室是本院公文处理工作的内设机构，负责管理本院的公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。
（三）院领导、各处室负责人应当高度重视公文处理工作，带头执行本院公文处理有关规定，加强对公文处理工作的领导和检查，切实对本院公文处理工作负责。公文办理人员应是本院正式工作人员，忠于职守，严格按规定程序处理公文。
（四）行文要少而精，注重效用，要严格控制发文数量和发文范围。
（五）公文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密规定，要实事求是，认真负责，努力提高公文处理工作的效率和质量。
二、公文主要形式及发文字号
（一）“文件格式”的公文
1、福建华南女子职业学院文件
用于本院对全面工作和各类教育工作做出重要决策、工作部署、向下级印发重要通知、批复重要事项、向上级报告、请示重要工作和同平级单位协商重要事宜，以及其他需要用福建华南女子职业学院文件印发的公文。发文字号编为：“闽华南〔〕X号”发文机关标识(即“红头”，下同)为：“福建华南女子职业学院”，加盖“福建华南女子职业学院”印章。
2、中共福建华南女子职业学院委员会文件
用于党委作出重要工作部署、向上级党组织报告以及其他需要用本院党委文件印发的公文。发文字号为：“闽华南党委〔〕X号”；发文标识为：“中共福建华南女子职业学院委员会”，加盖“中共福建华南女子学院委员会”印章。
3、福建华南女子职业学院办公室文件
用于根据本院授权安排或代本院发布对某一方面工作的部署、转发有关文件、下发会议通知，以及其他需要用院办公室名义印发的公文。发文字号的代字为：“闽华南办〔〕X号”，发文机关标识为：“福建华南女子职业学院”，加盖“福建华南女子职业学院办公室”印章。
4、院内各职能部门文件
院内各处室代表学院行使学院所赋予的职能，可以用公文形式向院内相关处室、系、专业发文，发文字号为“闽华南教〔〕X号”、“闽华南学〔〕X号”等，发文机关标识为：“福建华南女子职业学院（ ）”，加盖相关处室印章。（ ）内填写相关处室名称。
（二）“信函格式”的公文
福建华南女子职业学院函件
用于本院就具体事项与有关部门或单位商洽工作，询问答复问题和礼仪往来，以及其他需以本院函件形式行文的公文。发文字号为：“闽华南函〔〕X号”，由院办公室统一编号。发文机关标识为：“福建华南女子职业学院”，加盖“福建华南女子职业学院”印章。
（三）会议纪要
用于记载和传达会议情况和议定事项。分为“福建华南女子职业学院理事会会议纪要”和 “福建华南女子职业学院院长办公会议纪要”等，由院办公室按年度统一编号。
三、行文规则
本院内设机构除院办公室外，其他任何处室均不得对外正式行文。
转发上级机关的公文，不再抄送上级机关。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。
报送省市上级领导机关的“请示”，主送机关只能写省市领导机关，不要写省市领导机关所属的处室，也不要直接写领导同志个人。
尽量减少发文数量。上级或平级的一般性文件，不作具体要求的一般不转发(有的可使用复印方式)。
四、发文办理
发文办理指以我院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。运转流程为：拟稿→拟稿单位核稿→会稿(需会稿的)→办公室审核(办公室主任) →签发→编文号→发文登记→拟稿人员校对、打印→用印(复核) →分发。
草拟公文应当符合国家的法律、法规及其他有关规定。做到情况确实、观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，文句无误,标点正确，篇幅力求简短。
（一）由学院名义颁发的决定、通知，以及由学院制定的规章、条例等，由办公室根据学校领导意见拟稿，并根据院长分工职权范围，一般性的文件由分管院长签发，重要决定，如人事任免，必须由院长签发，“会议纪要”由会议召集人签发。
（二）职能部门发文按以上程序，在部门职权范围内办理。涉及全院性重大决定的，可以由学院名义发文，或由院办公室转发；以学院名义发文的，由职能部门代为拟稿，办公室核稿，院领导签发；由办公室转发的各部门公文由办公室核稿后，附上办公室的转发文随同下发。办公室转发文由办公室拟稿，办公室主任签发。
（三）拟稿单位核稿由该单位担任领导职务的负责人签署。核稿应认真负责，须对文稿的内容、格式等严格把关。核稿人签名应写全姓名和核稿日期。拟制公文，对涉及其他部门单位职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会稿，取得一致意见并会签后方可行文。
（四）公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。院办公室主任对以学院名义及以办公室名义的发文进行核稿。
（五）公文签发后，由发文单位统一编文号，拟稿单位负责打印。打印文经拟稿人校对后，用印，发文。
（六）公文的抄报和抄送。学校公文的发送，除了送达文件内容涉及的部门或个人，必要时要抄报上级部门或抄送与我院工作有关系的部门。院内职能部门行文，要抄送院办公室，必要时抄报院领导。
（七）公文用纸一般使用国际标准A4型，左侧装订，字体、格式请参照附件。
五、收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程。包括上网收文、信件收文、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。需要本院办理的公文，一律由办公室负责签收、拆封、登记，未经办公室登记的公文，不予办理。
（一）上网收文。每日至少上、下午各一次上省教育厅、市教育局网站收文，收文时要做好签收工作。
（二）信件收文。凡本院信件由办公室指定专人负责拆封，重要公文要逐页查点，发现问题及时向发文单位查询，并采取相应处理措施。
（三）登记。凡有发文字号的非密级公文需在《收文登记本》上进行详细登记，编收文号，并填写《文件阅办单》，提交办公室领导审核签批。
（四）拟办。
经审核，对符合本规定的收文，办公室应当及时提出拟办意见送院领导或者交有关部门办理。
1、上级、平级机关有关方针、政策、法规类的公文分送院领导传阅，重要文件送理事会阅。
2、上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见送院领导批示后办理。
3、对需要两个以上处室(单位)办理的公文，办公室根据处室职能、工作任务性质、上下左右对应关系等提出拟办意见，报院领导批示同意后，明确主办处室，落实承办或协办单位。
（五）批办。院领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示已阅知。
（六）承办。
1、承办处室收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并书面简要说明理由。
2、公文办理中遇到有涉及其他处室职权的事情，主办处室应主动与有关处室协商，牵头落实。如有意见分歧，主办处室主要负责人要出面协调，不得延误，推诿；协办处室要积极配合，共同完成承办事项。
（七）催办。办公室应加强公文催办工作，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。承办单位对有规定办理时限的紧急公文，应当按时限要求办理，确有困难的应及时向办公室作书面说明；对一般性公文也要抓紧办理，无特殊情况应在收到公文后5个工作日内提出处理意见。
（八）公文传递。各处室应设相对固定的兼职秘书(在编人员)，在处室领导外出时负责签收公文并向领导传达。各处室秘书若有变动应及时通知办公室。
六、公文立卷归档
（一）公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时把公文底稿、正本和有关材料整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。
（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本院的主要工作情况，便于保管和利用。
（三）联合办理的公文，原件由主办处室整理归档，其它处室保存复制件或其他形式的公文副本。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制部门证明章，视同正式文件妥善保管。
（四）归档公文用纸幅面规格应符合规定。传真纸应复印后归档。归档公文的定稿、正本和有关材料要收集整齐，每份公文的页数均应完整无缺。
（五）各处室应于每年暑假前完成上年度公文材料的收集整理编目或立卷，并按要求向办公室移交，在移交清单上标明移交人、接收人、日期等。移交清单一式两份，经双方签字的，一份由移交处室保管，另一份由办公室保存。
移交、接收归档公文必须认真查点核实，对不符合归档要求的，办公室提出意见后，有关处室应按要求重新修正。
七、公文管理
（一）各处室必须由专人（兼职秘书）管理公文，负责做好公文的签收保管、立卷、归档、移交等工作。
（二）上级、平级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经办公室主任批准，可以翻印、复制。翻印时应在《收文登记本》上注明日期、份数和印发范围。其中秘密级以上文件，应由分管领导批准。复制的密级文件，应保留原有的密级标志并编号，与原件同样管理，不得擅自扩大接触范围。
（三）不具备归档和存查价值的公文，经鉴别并经办公室负责人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当由两个人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
（四）处室合并时，全部公文应随之合并管理。处室撤销时，需要归档的公文整理立卷后按规定移交院档案室。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。
八、附则
（一）国务院《党政机关公文处理工作条例》已明确规定的内容，本规定未提及的，严格按《党政机关公文处理工作条例》执行。
（二）本规定自2013年12月1日起施行。由院办公室负责解释。
福建华南女子职业学院
二〇一三年十一月修订
